Política de privacidad

1. Quién es responsable de tus datos

• Responsable: Eduvian Corporation. Contacto: hi@eduvian.ai. En esta política la llamamos "Eduvian".
• Correo para temas de privacidad: hi@eduvian.ai.
• Colegios con convenio: cuando un colegio contrata nuestros productos, el colegio es el responsable de los datos de sus estudiantes y Eduvian los trata por cuenta del colegio, como encargado (sección 4.1).

2. A qué se aplica esta política

• Al sitio www.eduvian.ai, incluidos los formularios de contacto, de "Quiero que me avisen" y de activación de códigos.
• A EduDocente, la herramienta para docentes que funciona en el navegador sin instalar nada.
• A EduPrep, la preparación para las Pruebas Nacionales de 6.° y 11.°.
• A los acuerdos con colegios que usan cualquiera de estos productos.

Cuando habilitemos productos o funciones nuevas, vamos a actualizar esta política antes de que empiecen a tratar datos.

Si un colegio tiene un contrato con Eduvian que dice algo distinto sobre los datos de sus estudiantes, prevalece ese contrato, sin que disminuya los derechos que te da la Ley 8968. Nada en esta política ni en nuestros términos limita los derechos que te dan las leyes de Costa Rica, ni tu derecho de acudir a la PRODHAB.

3. Qué datos tratamos

3.1 En el sitio y en los formularios

• Lo que escribís en el formulario de contacto: nombre, correo, perfil (docente, parte de un colegio, estudiante o familia, u otro) y mensaje.
• Si pedís que te avisemos de un producto o de la apertura de la activación de códigos: tu correo y el producto que te interesa.
• Si usás la página de activación de códigos: el nombre y el correo de la persona adulta, la opción elegida sobre la edad, la constancia del consentimiento (sección 5) y el código, si lo ingresás. Si no creás una cuenta, el nombre se guarda solo en nuestro correo de contacto (sección 7).
• En las demos de EduDocente y de EduPrep, que mostramos con acceso controlado: lo que escribís o subís en la demo. Una parte se procesa con servicios de inteligencia artificial (sección 6). No escribás datos reales de estudiantes en una demo.
• Datos técnicos que genera el navegador al visitar el sitio (por ejemplo, dirección IP, tipo de navegador y páginas visitadas). Las cookies publicitarias solo se usan si las aceptás (sección 8).

3.2 En EduDocente

EduDocente funciona en el navegador, sin instalar nada. Lo que registrás se guarda en nuestros servidores para que podás entrar desde cualquier computadora. En tu navegador quedan algunas preferencias de pantalla y los archivos que se usan solo ahí (ver abajo).

Datos de la persona docente: nombre, correo, colegio, materias y secciones, datos de perfil que elijás completar (por ejemplo, título o circuito), preferencias de la cuenta, y los planeamientos y horarios que registrés.

Datos de estudiantes que registra la persona docente o el colegio:

• Identificación: nombre y apellidos, número de cédula, fecha de nacimiento, género, sección y nivel.
• Persona encargada: nombre, relación con el estudiante, teléfono y correo.
• Vida escolar: asistencia (presente, ausente, tardía o justificada), evaluaciones y calificaciones, ingresos, traslados y bajas, y las anotaciones que el docente escriba en la ficha del estudiante.
• EduDocente no registra adecuaciones curriculares, diagnósticos ni otros datos de salud de los estudiantes.

Cómo entran los datos y qué se queda en tu navegador:

• Hoy EduDocente no permite importar listas ni calificaciones desde archivos de Excel. Los datos de estudiantes los ingresás a mano en la aplicación y se guardan en nuestra base de datos para prestarte el servicio.
• En EduDocente, los archivos PDF de planeamiento que subís se guardan solo en tu navegador y no se envían a nuestros servidores.
• El logo de tu institución también se lee en tu navegador y no se envía a nuestros servidores.
• Si más adelante habilitamos la importación desde Excel, vamos a actualizar esta política antes.

3.3 En EduPrep

• Cuenta de la persona encargada: nombre y correo. Con esa cuenta se crea y se administra la cuenta del estudiante. Si la persona estudiante tiene 18 años o más, da su propio consentimiento (sección 5).
• Cuenta del estudiante: nombre, nombre de usuario y contraseña, la prueba y el grado que prepara (6.° u 11.°), y el código de activación si lo usa.
• Actividad de estudio: respuestas y resultados de diagnósticos, prácticas y simulacros. Los usamos para mostrarle al estudiante por dónde seguir.
• Consentimiento: la constancia de quién aceptó esta política y cuándo (sección 5).
• Correos: le escribimos a la persona encargada sobre la cuenta del estudiante. Si sos la persona encargada, podés dejar de recibir los correos que no sean necesarios para el servicio.

3.4 Pagos

Hoy no estamos haciendo cobros nuevos. Cuando hay un pago, lo procesa un procesador de pagos externo (sección 6). Eduvian no recibe ni guarda los datos completos de tu tarjeta. Del procesador solo podemos recibir la confirmación del pago, la fecha, el monto, el producto, y el nombre y el correo de quien pagó, para asociar el pago a tu cuenta.

3.5 Datos de colegios

Cuando un colegio conversa con nosotros o usa nuestros productos, tratamos:

• el nombre del colegio y los datos de contacto de su dirección, coordinación o equipo (nombre, cargo, correo y teléfono);
• la cantidad aproximada de estudiantes y docentes;
• las cuentas de docentes y estudiantes que el colegio registre en EduDocente o EduPrep, con los datos descritos arriba.

3.6 Datos obligatorios y opcionales

Los datos marcados como obligatorios en cada formulario son necesarios para darte el servicio. Si no los das, no podemos crear la cuenta. Los demás son opcionales.

4. Para qué usamos los datos

1. Prestar cada producto: crear y administrar las cuentas, guardar lo que registrás y mostrártelo.
2. Responderte cuando nos escribís y avisarte de lo que pediste que te avisemos.
3. Darte soporte y comunicarnos con vos sobre tu cuenta o sobre cambios importantes del servicio.
4. Cuidar la seguridad del servicio y prevenir usos indebidos.
5. Mejorar los productos con información de uso agregada, que no identifica a ninguna persona.
6. Medir cómo funcionan nuestros anuncios, solo si aceptás esas cookies (sección 8).
7. Cumplir obligaciones legales.

• Novedades y promociones: solo te las mandamos si aceptaste recibirlas, y podés darte de baja en cualquier momento.
• Lo que no hacemos: no vendemos datos personales, no mostramos publicidad dentro de los productos y no usamos datos de estudiantes para publicidad ni para armar perfiles comerciales.

4.1 Quién decide sobre los datos de estudiantes

• EduPrep con una cuenta familiar: Eduvian es el responsable. El consentimiento lo da el padre, la madre o la persona representante legal, o la persona estudiante si tiene 18 años o más (sección 5).
• EduDocente con convenio con el colegio: el colegio es el responsable de los datos de sus estudiantes y docentes. Eduvian es el encargado: trata los datos solo según el convenio y las instrucciones del colegio, y no los usa para fines propios, salvo estadísticas agregadas y anónimas sobre el uso de la aplicación. Al terminar el convenio, le entrega los datos al colegio si los pide y después los borra.
• Docente que usa EduDocente por su cuenta, sin convenio con su colegio: la persona docente decide qué datos registra y para qué, así que es la responsable de esos datos, y Eduvian los trata por cuenta de ella, como encargado. Al registrarlos, la persona docente confirma que tiene la autorización de su colegio o el consentimiento de las familias.

5. Estudiantes y consentimiento

Muchos de nuestros usuarios son estudiantes menores de edad. Por eso:

• Quién da el consentimiento. Para tratar los datos de una persona menor de edad, el consentimiento lo da quien tenga su representación legal: el padre o la madre que ejerce la patria potestad, o la persona tutora (Ley 8968, art. 5, y Código de Familia, art. 140). Si la persona estudiante tiene 18 años o más, lo da ella misma.
  • EduPrep y activación de códigos: antes de continuar te preguntamos si la persona estudiante tiene 18 años o más. Si no, el padre, la madre o la persona representante legal marca dos casillas, que no vienen marcadas de antemano: una para autorizar que use EduPrep y que tratemos sus datos según esta política, y otra para autorizar que esos datos se guarden y se traten en Estados Unidos (sección 7). Si tiene 18 años o más, la persona estudiante marca sus propias casillas. Sin las dos casillas no se puede continuar.
  • Formulario de contacto y pedidos de aviso: antes de enviar marcás una casilla, que no viene marcada: «Acepto la Política de privacidad y que mis datos se guarden y se traten en servidores ubicados en Estados Unidos.» Sin esa casilla no se puede enviar.
  • Qué guardamos como constancia: la fecha y la hora, la versión del texto que se aceptó, la opción elegida, si la hay (menor de 18 años, o 18 años o más), las casillas marcadas y la cuenta de quien dio el consentimiento (si todavía no hay cuenta, tu correo y el formulario, como se indica en la sección 7). No guardamos la dirección IP para esto.
  • EduDocente y los convenios con colegios: en el convenio, el colegio declara de forma expresa que tiene una base legal para registrar a sus estudiantes en nuestros productos (el consentimiento de las familias o la norma que le permite tratar esos datos) y que les informó a las familias que usa a Eduvian como proveedor, con servidores en Estados Unidos.
• Pedimos lo mínimo. Solo los datos necesarios para el servicio educativo. A los estudiantes de EduPrep no les pedimos correo, teléfono ni cédula.
• Nada de publicidad. No usamos datos de estudiantes para publicidad y no los vendemos ni los compartimos con ese fin.
• La familia decide. El padre, la madre o la persona representante legal puede pedir en cualquier momento ver, corregir o borrar los datos del estudiante, o retirar el consentimiento (sección 9). Si los datos los registró un colegio o una persona docente en EduDocente, te vamos a orientar para que el colegio o la persona docente atienda tu solicitud, y le vamos a dar el apoyo técnico que necesite para resolverla dentro del plazo de la ley. Si no sabés a quién dirigirte, escribinos igual.

6. Con quién compartimos datos

Solo compartimos datos personales en estos casos:

• Proveedores que tratan datos por cuenta nuestra. Tratan los datos en Estados Unidos (en el caso de Google, también en otros países):
  • Amazon Web Services (AWS): aloja nuestros sitios y productos en la nube, incluidos la base de datos y el inicio de sesión, así que guarda los datos que guardamos en nuestros servidores. Con Amazon Polly, un servicio de AWS, ponemos la voz en la demo privada de EduPrep, y no lo usamos fuera de ahí. Recibe solo el texto que se lee en voz alta, no datos de estudiantes.
  • Twilio: envía todos los correos de EduPrep (verificación, cambio de contraseña, comprobantes y reportes semanales) y el aviso interno que nos llega a hi@eduvian.ai cuando alguien usa el formulario de contacto. Recibe el correo de quien recibe el mensaje y su contenido, incluido lo que escribiste en el formulario. Si nos escribís por el formulario, no te llega una respuesta automática: te respondemos a mano desde nuestro correo de Google Workspace. En la demo de docentes, Twilio solo envía un WhatsApp de prueba, cuando la persona docente lo pide, al número que ella misma escribe.
  • Anthropic (Claude), servicio de inteligencia artificial: lo usamos en dos lugares. En EduPrep, solo desde las pantallas internas de administración, que usa nuestro equipo, para generar el material de estudio; ahí no le enviamos datos de estudiantes. En las demos de EduDocente y de EduPrep, que mostramos con acceso controlado a docentes, familias y colegios, recibe lo que se escribe o se sube en la demo: en la de EduDocente, lo que escribe la persona docente (nivel, materia, tema y notas); en la de EduPrep, datos de prueba de estudiantes, como nombres ficticios, respuestas, textos y fotos de tareas. Lo que escribás o subás ahí (incluidas fotos) se envía a Anthropic para generar la respuesta, así que usá solo datos de prueba. Fuera de esas demos, EduDocente no envía datos a servicios de inteligencia artificial.
  • OpenAI, servicio de inteligencia artificial: lo usamos solo desde las pantallas internas de administración de EduPrep, para generar imágenes y contenido de estudio. No le enviamos datos de estudiantes. OpenAI puede guardar registros de lo que le enviamos hasta 30 días para detectar abusos.
  • Google Workspace (Google), correo: lo usamos para recibir y responder a mano los mensajes que nos escribís a hi@eduvian.ai y los avisos del formulario de contacto. Recibe tu correo, tu nombre si lo ponés y el contenido de tu mensaje. Google es una empresa de Estados Unidos, y el correo se puede tratar en Estados Unidos y en otros países donde Google tiene servidores.
  • Procesadores de pagos: hoy no estamos haciendo cobros nuevos. Cuando se cobre, en la web el pago lo va a procesar Stripe (EE. UU.) y en la app para iPhone (iOS) será una compra dentro de la app de Apple, según sus propios términos. Los datos de pago se pueden tratar en Estados Unidos. Nos devuelven la confirmación, la fecha, el monto, el producto, y el nombre y el correo de quien pagó; nunca los datos completos de la tarjeta.

  Amazon Web Services, Twilio, Google Workspace y Stripe tratan los datos según sus términos comerciales y solo para prestarnos el servicio. Usamos Anthropic (Claude) y OpenAI por medio de su API, bajo sus términos comerciales de API. Según sus condiciones públicas para clientes de API, por defecto no usan esos datos para entrenar sus modelos. Anthropic borra lo que le enviamos por la API dentro de los 30 días, salvo excepciones (por ejemplo, si lo exige la ley o para hacer cumplir sus reglas de uso). No usamos estos servicios de inteligencia artificial para tomar decisiones sobre estudiantes. En EduPrep se usan solo en las pantallas internas de administración, nunca en funciones para estudiantes. Las licencias donadas a colegios no incluyen servicios de inteligencia artificial.

• Google, como tercero que usa los datos para sus propios fines: a Google lo nombramos por dos cosas: por el correo (Google Workspace, en el punto anterior) y por Google Ads. Para Ads, si aceptás las cookies publicitarias, el sitio carga Google Ads (sección 8). Google trata esos datos para sus propios fines según su propia política (policies.google.com/privacy). Para Ads, Google no trata datos por cuenta nuestra, y Google Ads nunca se carga en las páginas de EduPrep ni en la de activación de códigos. Antes de que las aceptés, no cargamos ninguna etiqueta de Google.
• El colegio, cuando el producto lo contrata el colegio: ve los datos de sus docentes y estudiantes según el convenio.
• La persona encargada, que administra la cuenta del estudiante en EduPrep.
• Las autoridades, cuando la ley lo exija o lo ordene un juez.

7. Dónde se guardan los datos

• País: tratamos y guardamos los datos en servidores ubicados en Estados Unidos, a través de nuestro proveedor de alojamiento en la nube, Amazon Web Services.
• Datos en Estados Unidos: nuestros servidores están en Estados Unidos, así que tus datos se guardan y se tratan en ese país. Nuestro proveedor de alojamiento y los demás proveedores que tratan datos por cuenta nuestra tratan los datos según sus términos comerciales y solo para prestarnos el servicio. Son Amazon Web Services (con Amazon Polly), Twilio, Anthropic y OpenAI, con servidores en Estados Unidos; Stripe, que puede tratar los datos de pago en Estados Unidos; y Google Workspace, de Google, una empresa de Estados Unidos, que puede tratar el correo en Estados Unidos y en otros países donde tiene servidores (sección 6). Esa transferencia requiere tu autorización expresa: en el registro de EduPrep y en la página de activación de códigos la das en una casilla aparte; en el formulario de contacto y en los pedidos de aviso, en la casilla «Acepto la Política de privacidad y que mis datos se guarden y se traten en servidores ubicados en Estados Unidos.», y el colegio la da en el convenio. Podés retirarla cuando querás escribiendo a hi@eduvian.ai; si la retirás, no podemos seguir prestándote el servicio.
• Tiempo de conservación: guardamos los datos solo mientras hagan falta para el fin con que los recibimos:
  • Mensajes del formulario de contacto: los conservamos hasta 12 meses desde el último intercambio, salvo que la conversación pase a una cuenta o a un convenio.
  • Pedidos de aviso ("Quiero que me avisen"): los conservamos hasta que enviemos el aviso, o 6 meses como máximo.
  • Nombre en la página de activación, sin cuenta: se guarda solo en nuestro correo de contacto y lo borramos cuando se resuelve el pedido, o a los 12 meses como máximo.
  • Cuentas de EduPrep: los datos de la cuenta y la actividad de estudio se conservan mientras la cuenta exista. La persona adulta que administra la cuenta familiar puede pedir que la borremos escribiendo a hi@eduvian.ai, también si la cuenta dejó de usarse.
  • EduDocente: los datos se conservan mientras la cuenta exista. Desde la aplicación podés exportar las listas de estudiantes (en CSV) y las notas y la asistencia (en Excel). Para pedir que borremos tu cuenta o los datos de un solo curso lectivo, escribinos a hi@eduvian.ai. Si se borra la cuenta del docente o de la institución, se borran también sus cursos, estudiantes, notas, asistencia y planeamientos, y su usuario de acceso. Si hay convenio con el colegio, cuando el convenio termina le entregamos los datos al colegio si los pide dentro de los 60 días siguientes, y después los borramos.
  • Constancias de consentimiento: las conservamos mientras la cuenta exista y hasta 2 años después de cerrarla, o hasta que se resuelva un reclamo pendiente, para poder demostrar que el consentimiento se dio. Solo se guarda la constancia, no los demás datos de la cuenta.
  • Constancias de consentimiento sin cuenta (por ejemplo, en el formulario de contacto, en un pedido de aviso o en la página de activación de códigos, sin crear una cuenta): guardamos solo la fecha y la hora, la versión del texto que aceptaste, la opción que elegiste, si la hay, las casillas que marcaste, tu correo y el formulario en el que lo diste. No guardamos tu nombre, el contenido de tu mensaje ni tu IP. Las conservamos 2 años desde que se registran, para poder demostrar que diste tu consentimiento si hay un reclamo, y después las borramos de forma automática. Si después creás una cuenta, se rigen por la regla de las constancias con cuenta.
  • Registros de compras: si hiciste una compra, conservamos su registro (la confirmación, la fecha, el monto, el producto, y el nombre y el correo de quien pagó) aunque borrés la cuenta. La ley tributaria de Costa Rica nos obliga a guardarlo cinco años (art. 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios) y las normas de Estados Unidos pueden exigir hasta seis, así que lo guardamos hasta 6 años después del cierre del período fiscal de la compra, separado de la actividad de estudio, y después lo borramos.
  • Registros técnicos (logs): solo guardan metadatos técnicos, sin el contenido de lo que registrás. Se borran a los 14 días.
  • Copias de seguridad: los respaldos operativos se eliminan en un máximo de 90 días. Si restauramos un respaldo archivado, volvemos a aplicar las eliminaciones solicitadas.
    • Excepción: conservamos un respaldo archivado de EduPrep, hecho cuando pausamos el servicio, mientras el servicio siga pausado y nunca después del 3 de noviembre de 2027. Los datos de producción se guardan cifrados. El respaldo está guardado en AWS, en Estados Unidos; solo el equipo técnico autorizado puede acceder a él, nadie lo usa para ningún otro fin y solo lo restauraríamos para reactivar el servicio. Antes de reactivarlo, aplicamos todas las eliminaciones solicitadas, también las que lleguen mientras el servicio está pausado. Si en esa fecha el servicio no se reactivó, borramos el respaldo.
• Cómo pedir que borremos o te entreguemos tus datos: escribinos a hi@eduvian.ai. Te enviamos un acuse de recibo con la fecha en que recibimos tu solicitud. La resolvemos y la cumplimos en un máximo de cinco días hábiles, contados desde el día siguiente a esa fecha, y te avisamos por correo cuando esté lista. Si necesitamos confirmar tu identidad o algún dato, te lo pedimos una sola vez dentro de ese plazo; el plazo se interrumpe y vuelve a correr cuando nos respondás. Después del borrado solo conservamos los registros de compras que exige la ley y la constancia de consentimiento, además de las copias de seguridad, que se borran solas en los plazos de esta sección (incluida la excepción del respaldo archivado de EduPrep). Los pasos están en la página Eliminación de datos.

8. Cookies

• Necesarias: el sitio y los productos usan cookies y el almacenamiento local del navegador para lo indispensable, como mantener tu sesión iniciada o recordar preferencias de pantalla. Estas no necesitan tu consentimiento.
• Publicitarias: con tu permiso usamos cookies de Google Ads para medir cómo funcionan nuestros anuncios. Solo se cargan si las aceptás antes en el aviso de cookies. Si no las aceptás, no se carga ninguna etiqueta de Google, ni siquiera sin cookies. No usamos estos datos para mostrarles anuncios personalizados a estudiantes. Google trata esos datos para sus propios fines según su propia política (policies.google.com/privacy). Hoy no usamos cookies analíticas; si las agregamos, actualizamos esta política y te pedimos permiso antes.
• Cambiar tu elección: podés cambiarla cuando querás desde «Preferencias de cookies», al pie de cada página.
• Nunca en EduPrep ni en Activar: en las páginas de EduPrep (incluida su página de presentación en este sitio) y de activación de códigos, que usan estudiantes, no cargamos Google Ads ni ninguna otra cookie analítica o publicitaria, aunque las hayás aceptado en otra parte del sitio.
• Productos: EduDocente y EduPrep no muestran publicidad ni usan cookies publicitarias.

9. Tus derechos (acceso, rectificación, cancelación y oposición)

Según la Ley 8968, tenés derecho a:

• Acceso: saber qué datos tuyos tenemos y para qué los usamos.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Cancelación: pedir que borremos tus datos cuando ya no sean necesarios o cuando retirés tu consentimiento.
• Oposición: pedir que dejemos de usar tus datos para algún fin, por ejemplo, para recibir novedades.

También podés retirar tu consentimiento en cualquier momento, escribiendo a hi@eduvian.ai. Lo aplicamos en un máximo de cinco días hábiles. Eso no afecta lo que hicimos antes con tu permiso.

Cómo ejercerlos:

1. Escribinos a hi@eduvian.ai.
2. Contanos qué querés hacer y con qué cuenta o producto.
3. Para proteger tus datos, podemos pedirte que confirmés tu identidad. Si la solicitud es sobre un estudiante menor de edad, la tiene que hacer su padre, su madre o su persona representante legal; si escribís desde el correo de la cuenta familiar, eso alcanza.
4. Te enviamos un acuse de recibo con la fecha, y resolvemos y cumplimos tu solicitud en un máximo de cinco días hábiles, contados desde el día siguiente a esa fecha (sección 7). Si no podemos atenderla, te explicamos por escrito por qué.
5. Ejercer tus derechos es siempre gratis.

Si creés que no atendimos bien tu solicitud, podés acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB): www.prodhab.go.cr.

Para borrar una cuenta, también podés seguir los pasos de la página Eliminación de datos.

10. Seguridad

• Protegemos los datos con medidas técnicas y organizativas razonables:
  • conexiones cifradas;
  • acceso restringido por cuenta y por colegio;
  • contraseñas que no se guardan en texto plano;
  • acceso del personal solo a lo que necesita para trabajar.
• Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente de seguridad que afecte tus datos, te avisamos a vos y a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB) dentro de los cinco días hábiles que fija el reglamento, contados desde que ocurre el incidente. Te decimos qué pasó, qué datos se afectaron, qué hicimos de inmediato para corregirlo y dónde podés pedir más información. Si los datos son de un estudiante menor de edad, le avisamos a la persona adulta que administra la cuenta o, si los registró un colegio, al colegio.

11. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicamos la versión nueva en esta página con su fecha de actualización. Si el cambio es importante, por ejemplo, si tratamos datos nuevos o con otro fin, te avisamos por correo o dentro del producto antes de que rija y, cuando la ley lo pida, te volvemos a pedir el consentimiento.

12. Contacto

¿Tenés preguntas sobre esta política o sobre tus datos? Escribinos a hi@eduvian.ai y poné «Privacidad» en el asunto. Te respondemos siempre por escrito, desde ese mismo correo.